Inbox Zero: saiba como utilizar seu e-mail com produtividade

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Para um produtor digital, o que era somente lazer ou tarefa esporádica passa a ser rotina de trabalho. Manter a caixa de e-mails atualizada é importante para o negócio estabelecer um relacionamento rápido com a clientela e liberar e receber solicitações. Para lidar com o grande volume de mensagens, focando no que importa e de forma proveitosa, é que surgiu o Inbox Zero.

Esse método, também conhecido como caixa de entrada zero, é o processo de rotular, selecionar e ordenar os e-mails recebidos, sistematizando-os para alcançar e manter zerado o status de “e-mails não lidos”. É preciso gerir o tempo para que seu negócio digital prospere e não seja afetado pelo acúmulo de informações.

Neste post, você aprenderá como utilizar os recursos do próprio e-mail para se organizar e dar conta de processar tudo o que recebe. Ficou curioso? Acompanhe abaixo!

Diminua o acesso à caixa de entrada

É importante ressaltar que o Inbox Zero não é uma técnica de eliminação de e-mails, na qual deve-se respondê-los de uma vez para se livrar das demandas, mas sim dar tratativas que os organizarão, o que ajudará a acompanhá-los com clareza. Isso significa que todo e-mail recebido requer uma tomada de ação (presente ou futura).

O medo de estar perdendo algo faz com que muitas pessoas anseiem em checar, com grande frequência, se têm e-mails na caixa de entrada. A impressão de que precisam estar atualizadas sobre tudo e a sensação de que podem perder informações e oportunidades muito importantes prejudicam a execução do trabalho e, em alguns casos, a saúde mental.

Uma dica é clara: não veja seus e-mails muitas vezes ao dia, desligue as notificações pop-up e estabeleça horários para acessá-los. Quando fizer isso, defina qual ação tomar e como será feita.

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Crie etiquetas e filtros para se organizar

Dois recursos bastante eficazes e que poucas pessoas utilizam são as etiquetas (marcadores) e os filtros. Eles ajudam a agrupar e direcionar as mensagens que envolvem um mesmo assunto para um mesmo local: uma pasta.

Os marcadores identificam cada mensagem, com um assunto, remetente ou tipo de ação requisitada, categorizando-a e agrupando-a nas pastas que são criadas automaticamente ao defini-los. Já os filtros são comandos automatizados que direcionam mensagens de um mesmo tipo ou de um mesmo remetente/destinatário para alguma pasta (pode até ser a lixeira). Assim, economiza-se tempo na hora de separá-las. Há também algumas etiquetas que servem para filtrar tarefas em andamento:

  • cobrar hoje, cobrar amanhã — quando se necessita do retorno de alguém;
  • responder hoje, responder amanhã — quando você tem um prazo para responder mensagens no mesmo dia em que recebeu ou no próximo.

Delegue o que não pode fazer

Sempre questione se determinada tarefa é de sua responsabilidade ou se, para entregá-la, você tem as informações de todas as etapas. Se não for, delegue-a e cobre de quem deverá lhe dar uma resposta ou tomar uma ação perante algo. Ao considerarmos tudo como importante e inserir na lista de tarefas como responsabilidade própria, tendemos a nos sobrecarregar. Em contrapartida, tendemos a procrastinar com o que não dominamos.

Certas mensagens podem ser enviadas para você, mas existe alguém mais capacitado para respondê-las — pode ser um colega de equipe, um amigo, alguém da família ou um fornecedor. Portanto, quando o conteúdo requisitar uma ação e você não é a pessoa ideal para fazê-la, delegue. Repasse, educadamente, o e-mail para o responsável e veja como sua caixa de entrada fluirá melhor, sem comprometer as ações.

Por isso, buscar meios para acelerar a gestão de tarefas aumenta o rendimento do trabalho e aplicá-los na caixa de entrada de e-mail — a principal fonte de demanda de quem trabalha com internet — é uma ótima estratégia. Com o Inbox Zero, você pode produzir mais em menos tempo, e não se trata da execução a todo custo. A produtividade é satisfatória quando se faz bem-feito o essencial e se distribui o que requer suporte externo.

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